Tata ruang kantor adalah pengaturan dan penyusunan ruang, furnitur, serta fungsi area kerja di lingkungan kerja. Menariknya, pengaturan itu jauh melampaui urusan estetika belaka. Studi telah membuktikan adanya korelasi kuat antara tata ruang kantor dan produktivitas karyawan.^[1]

Dengan kata lain, perubahan pada tata letak fisik kantor dapat meningkatkan atau menurunkan output serta semangat kerja tim. Berikut panduan lengkapnya. 

Pengertian Tata Ruang Kantor

George Robert Terry mendefinisikan tata ruang kantor melalui dua unsur utama:

• Penentuan kebutuhan ruang secara mendetail, dan
• Perencanaan pemanfaatan ruang tersebut.

Kedua hal itu bertujuan untuk menciptakan susunan yang praktis bagi pelaksanaan kerja. Adapun yang diatur bukan hanya penempatan furnitur seperti meja dan kursi, tetapi juga partisi, area kolaborasi, jalur sirkulasi, ventilasi, dan pencahayaan.

Kemudian, tertatanya elemen-elemen itu dengan baik menciptakan suasana kerja yang kondusif dan minim distraksi.

Misalnya, pencahayaan alami dan sirkulasi udara yang optimal mengurangi kelelahan mata serta rasa pengap, yang pada akhirnya menjaga fokus kerja. Di sisi lain, sirkulasi kantor yang jelas dan peralatan yang mudah dijangkau melancarkan alur kerja.^[2]

Jenis Desain Tata Ruang Kantor yang Umum Ditemui

Untuk menerapkan teori di atas, coba adaptasi salah satu layout tata ruang kantor berikut. Setiap jenis punya nilai plus dan minusnya tersendiri. Oleh karena itu, sesuaikan pilihan Anda dengan karakter kerja dan kebutuhan tim.

1. Open Plan Office

Arsitek Frank Lloyd Wright adalah penggagas di balik open plan office (tata ruang kantor terbuka).^[3] Konsep ini mengadaptasi ruang besar terbuka dengan minim sekat untuk menciptakan kesatuan ruang dan fluiditas dalam area kerja seperti sebuah studio.

Kelebihan:

• Pekerja mudah saling bertatap muka dan bertukar ide spontan karena ketiadaan sekat tinggi yang mempercepat diskusi.
• Biaya sewa dan pemeliharaan atau pembangunan relatif lebih rendah daripada ruang tertutup.

Kekurangan:

• Suara (dari percakapan, telepon, langkah kaki, aktivitas rekan kerja) dapat mengganggu fokus individual.
• Kurangnya privasi yang dapat memicu stres atau kelelahan psikologis dalam jangka panjang.

2. Cubicle Office

Konsep awal cubicle office (tata ruang kantor bersekat) diperkenalkan oleh desainer Robert Propst pada tahun 1964.^[4] Ciri khasnya adalah tiap karyawan mendapat workstation dengan partisi atau bilik. Hasilnya, tingkat privasi pada jenis layout ini lebih tinggi daripada pada jenis open plan.

Kelebihan:

• Privasi dan konsentrasi lebih baik dibanding open plan.
• Efisiensi ruang dan fleksibilitas layout (modularitas).

Kekurangan:

• Keterasingan (isolasi) dan kurangnya interaksi spontan.
• Densifikasi yang justru menciptakan lingkungan kerja yang sempit dan kurang nyaman.

3. Coworking Space

Awalnya istilah “coworking” (1999) yang dicetuskan oleh Bernie DeKoven mengacu pada prinsip kerja kolaboratif, bukan ruang fisik.^[5] Baru pada 2005, Brad Neuberg mewujudkannya menjadi ruang kerja terbuka fisik yang bisa dipakai bersama oleh berbagai individu dan tim lintas perusahaan.^[6]

Kelebihan:

• Hemat biaya karena tidak mengharuskan pengguna menyewa ruang secara permanen.
• Memfasilitasi kolaborasi, networking, dan inovasi.

Kekurangan:

• Kurang privasi.
• Risiko isolasi sosial (terutama jika interaksi antarpenyewa minim).

4. Hybrid Layout

Sesuai namanya, hybrid layout adalah bentuk tata ruang kantor campuran. Di dalamnya terdapat area terbuka untuk kolaborasi, ruang privat untuk fokus, serta fasilitas pendukung seperti ruang meeting dan area istirahat.

Kelebihan:

• Karyawan bisa memilih area sesuai tugas, misalnya menggunakan ruang terbuka untuk diskusi dan ruang tertutup jika butuh konsentrasi.
• Mengakomodasi variasi kebutuhan kerja.

Kekurangan:

• Pengaturan dan manajemennya kompleks.
• Sulit menentukan ruang optimal bagi setiap individu.

5. Landscape Office

Konsep landscape office (Bürolandschaft) menitikberatkan pada “organic layout”. Elemen penerapannya meliputi penataan meja secara berkelompok, jalur sirkulasi yang alami, serta pembatas minimal seperti tanaman atau kabinet.

Kelebihan:

• Meningkatkan kolaborasi, komunikasi, dan interaksi sosial.
• Fleksibilitas ruang dan efisiensi dalam perancangan.

Kekurangan:

• Rentan terhadap kebisingan, interupsi visual, distraksi, dan berkurangnya privasi.
• Lingkungan kerja yang generik dan homogen dapat memunculkan rasa “kurang penting” pada sebagian pegawai.

6. SOHO

Kepanjangan dari SOHO adalah “Small Office / Home Office”. Seperti namanya, model ini menggabungkan area kerja profesional dan hunian pribadi dalam satu tempat tinggal. Sementara itu, perancangan interior kantor SOHO bertujuan untuk menghadirkan ruang yang layak huni dan layak kerja dalam satu tempat.

Kelebihan: 

• Fleksibilitas dan efisiensi biaya maupun waktu.
• Kemudahan skalabilitas.

Kekurangan:

• Bisa terjadi “tumpang tindih” antara kehidupan pribadi dan pekerjaan.
• Terbatasnya interaksi profesional dan kolaborasi.

7. Team-Based Layout

Dalam team-based layout, kantor ditata sesuai unit kerja seperti tim atau proyek, bukan berdasarkan hierarki. Misalnya, meja dan area kerja dikelompokkan dalam cluster (4-12 orang) sesuai tim.

Layout ini didominasi area kerja terbuka atau semi-terbuka dengan sekat minimal guna mendukung interaksi dan kolaborasi tim.

Kelebihan:

• Memudahkan koordinasi dan alur kerja tim.
• Membangun team identity dan memperkuat semangat kerja kolektif.

Kekurangan:

• Kurangnya privasi.
• Menghambat kolaborasi lintas tim.

8. Private Office

Private office berarti ruang kerja perorangan atau per unit yang terpisah dari ruang kerja umum. Dengan begitu, pekerja atau tim kecil menempati ruang kerja khusus dan tertutup.

Kelebihan: 

• Sedikit gangguan atau interupsi.
• Tingkat privasi tinggi.

Kekurangan:

• Kurang mendukung kolaborasi dan komunikasi spontan.
• Biaya lebih tinggi daripada open plan office.

Tips Menata Kantor agar Lebih Nyaman

Sebelum Anda berinvestasi pada furnitur atau dekorasi, pahami dulu bahwa kunci suasana kerja yang nyaman berawal dari tata letak yang mendukung ritme kerja Anda sehari-hari.

Berdasarkan riset dan praktik terbaik di industri, HOIRe merangkum tips untuk mendesain lingkungan kerja yang fungsional dan mempertahankan energi positif tim Anda:

• Tetapkan zonasi ruang secara jelas, termasuk ruang resepsionis, ruang kolaborasi, area fokus, dan area santai agar alur kerja senantiasa terarah dan minim distraksi.
• Terapkan prinsip ergonomi dengan kursi yang mendukung postur, tinggi meja ideal, pencahayaan memadai, serta sirkulasi udara sehat.
• Kendalikan kebisingan dengan panel akustik atau bilik privat bagi panggilan penting atau pekerjaan yang menuntut konsentrasi tinggi.
• Sediakan ruang multifungsi, termasuk area pantry, lounge, serta sudut coworking untuk kebutuhan istirahat dan kreativitas.
• Tambahkan elemen positif seperti tanaman dan palet warna yang menenangkan sebab desain interior kantor yang tepat dapat menstabilkan mood sekaligus meningkatkan produktivitas.
• Gunakan ruang yang fleksibel ketika tim bertambah atau fungsi proyek berubah, termasuk kebutuhan ruang manajer atau peningkatan kapasitas kerja.

Kesimpulannya, tata ruang kantor menjadi elemen penting yang menentukan kualitas kerja sehari-hari. Meski demikian, setiap tempat kerja membutuhkan pendekatan layout yang berbeda, bergantung pada kebutuhan dan preferensi tim.

Jadi, sudah waktunya Anda menilai kembali apakah ruang kerja Anda benar-benar mendukung performa dan kenyamanan kerja yang optimal. Konsultasikan layout kantor Anda dengan HOIRe untuk menciptakan ruang kerja yang nyaman dan mendukung produktivitas.

Referensi:

https://www.deskbird.com/blog/types-office-layouts

Tata Ruang Kantor – Pengertian, Jenis, dan Asas yang Digunakan

Sumber: 

1. https://ejournal.unesa.ac.id/index.php/jpap/article/view/9331/9246 
2. https://books.google.com/books/about/Office_Management_and_Control.html?id=bQcpAQAAMAAJ 
3. https://ejournal-polnam.ac.id/index.php/JAT/article/view/2074/963 
4. https://franklloydwright.org/frank-lloyd-wrights-larkin-and-johnson-wax-workspaces/ 
5. https://www.hermanmiller.com/products/workspaces/workstations/action-office-system/design-story/
6. https://coworking.com/about/ 
7. http://codinginparadise.org/ebooks/html/blog/start_of_coworking.html